Podcast Folge 4: Organisationstipps für deinen PM-Alltag
In dieser Folge möchte ich dir ein paar Tipps mit an die Hand geben, wie du deinen Projektmanagement-Alltag noch besser organisieren kannst. Besonders im Hinblick auf das Thema Zeitmanagement.
Ob ein Projekt nach Plan läuft, hängt von vielen Faktoren ab. Unter anderem auch von dir – dem Projektleiter. Je besser du dich selbst und deine tägliche Arbeit im Projekt strukturierst, desto kontrollierter kann auch dein Projekt ablaufen.
Doch was kannst du konkret unternehmen, um deinen Projektmanagement-Alltag und dein Projekt so gut es geht zu organisieren und zu strukturieren?
Zunächst einmal solltest du prüfen, ob die Projektmanagementbasics in deinem Projekt laufen.
- Liegen alle grundlegenden Informationen vor?
- Sind die Ziele klar formuliert?
- Wurden potenzielle Risiken identifiziert und Steuerungsmaßnahmen entwickelt? Werden diese regelmäßig auf Aktualität geprüft und gegebenenfalls angepasst, eskaliert und aktiv gesteuert?
- Gibt es Meilensteine, anhand derer du den Projektfortschritt gut verfolgen kannst?
- Gibt es einen detaillierten Projektplan, der alle Phasen des Projekts abdeckt? Wird dieser regelmäßig aktualisiert?
- Hast du einen klaren Überblick den aktuellen Ressourcenverbrauch und den zukünftigen Ressourcenbedarf?
- Gibt es eine klare und offene Kommunikation im Projekt sowie regelmäßige Besprechungen innerhalb des Projektteams?
- Werden wichtige Informationen und Entscheidungen schriftlich festgehalten und dem Team leicht zugänglich gemacht?
Wenn du alle Fragen mit „JA“ beantwortet hast, hast du ein gutes Fundament geschaffen und kannst dich auf die Umsetzung meiner nachfolgenden Tipps konzentrieren.
Da es im Projektmanagement sehr auf die Einhaltung von Deadlines ankommt, ist ein gutes Zeitmanagement für einen Projektmanager unumgänglich.
Mein allererster Tipp an dieser Stelle lautet:
Erstelle klare und gut strukturierte Aufgabenpakete/To-Do Listen, priorisiere deine Aufgaben und setze realistische Zeitrahmen und passe sie regelmäßig an, wenn es erforderlich ist. Gehe die Arbeitspakete mit dem gesamten Team und den einzelnen Stakeholdern regelmäßig durch.
Bei der Priorisierung kannst du mit Hilfe des Eisenhower Prinzips Aufgaben unkompliziert nach Dringlichkeit und Wichtigkeit beurteilen und in einer Matrix darstellen.
Prio 1
haben Aufgaben, die wichtig und dringlich sind.
Prio 2
haben Aufgaben, die wichtig aber weniger dringlich sind
Prio 3
haben Aufgaben, die dringlich aber weniger wichtig sind
Prio 4
haben Aufgaben die nicht wichtig und nicht dringlich sind.
Sicherlich hast du auch schon mal etwas vom Pareto-Prinzip gehört. Dieses Prinzip lässt sich auch für die Beurteilung der Priorität anwenden. Priorisiere die 20% der Aufgaben, die 80% des Erfolgs ausmachen.
Wenn du deinen Aufgaben klare Prioritäten und realistische Deadlines zuordnest, hast sowohl du auch als dein Team ein besseres Verständnis davon, was die nächsten Schritte sind. Das gesamte Projektteam profitiert davon, wenn Aufgaben, Prioritäten und Deadlines klar kommuniziert werden können. Denn es spart Zeit bei Abstimmungen, schafft Transparenz gegenüber anderen Stakeholdern und schont so Ressourcen. Doch auch Prioritäten können sich ändern – deshalb denke daran bei Änderungsanforderungen Anpassungen vorzunehmen und die Prioritäten regelmäßig auf Aktualität zu prüfen.
Dein eigenes tägliches Zeitmanagement kannst du natürlich auch optimieren, um noch effizienter zu arbeiten.
Besonders hilfreich kann die Integration von Zeitblockern für bestimmte Aufgaben in deinen Arbeitstag sein. So vermeidest du Multitasking und arbeitest fokussierter an den Aufgaben, was dir wiederum eine Zeitersparnis einbringen sollte. Zeitblocker kannst du dir auch zwischen zwei Meetings einstellen, um sicherzustellen, dass du das Meeting dokumentieren und nachbereiten kannst, ehe du in das nächste gehst.
PAUSEN FÜR MEHR PRODUKTIVITÄT
Berücksichtige in deiner Tagesplanung auch kurze Pausen, um deine Produktivität und Konzentration aufrechtzuerhalten.
Achte darauf, dass du während der Pausen auch genug isst und trinkst. Dein Körper und Gehirn benötigen Nährstoffe, um optimal zu funktionieren. Eine ausgewogene Ernährung sowie 1 bis 2 Liter Wasser pro Tag sind für deine Produktivität daher sehr wichtig.
BEWEGUNG BEI DER ARBEIT
Ebenso wichtig ist regelmäßige Bewegung. Versuch nicht den ganzen Tag nur am Schreibtisch zu sitzen. Bei uns im Büro kannst du deswegen zum Beispiel auch an jedem Schreibtisch stehen oder unsere Walkolutions benutzen. Das sind Laufbänder, die es dir ermöglichen auch bei Regen im Büro spazieren zu gehen. Wenn es draußen nicht regnet, empfehle ich immer einen kleinen Spaziergang. Ein weiter Blick und die frische Luft genießen – so eine Pause kann einfach Wunder bewirken.
GERÄUSCHKULISSE AN DEINEM ARBEITSPLATZ
Finde heraus, bei welcher Geräuschkulisse du am besten arbeiten kannst. Arbeitest du vielleicht konzentrierter, bei leiser und beruhigender Hintergrundmusik? Oder benötigst du vielleicht sogar absoluter Stille? Oder vielleicht doch Hardrock Musik?
Noise-Cancelling-Kopfhörer können dir auf jeden Fall dabei helfen, sich von den Umgebungsgeräuschen abzuschotten - falls du dich bei Lärm nicht gut konzentrieren kannst.
HOMEOFFICE & FOCUS SPACE
Je nachdem, was es bei dir im Unternehmen für Möglichkeiten gibt, solltest du vielleicht auch einen Platzwechsel in Erwägung ziehen. Falls du die notwendige Ruhe bei dir im Büro nicht bekommst, macht es vielleicht auch Sinn hin und wieder einen HomeOffice Tag einzurichten und alle Aufgaben, die ein hohes Maß an Konzentration erfordern, für diesen Tag einzuplanen.
Bei uns im WIC-Office gibt es viele Mehrpersonenbüros. Bei der heutigen Meetingkultur kann es sein, dass dort viele Gespräche gleichzeitig zu unterschiedlichen Themen stattfinden und die Geräuschkulisse steigt. Um allen im Team die Möglichkeit zu geben, sich auf wichtige Aufgaben konzentrieren zu können, haben wir zwei zusätzliche Einzelbüros geschaffen: Unsere Fokus Spaces. In diese Büros kann sich jeder zurückziehen, der zwischendurch mal ein bisschen Ruhe für seine Arbeit braucht. Dieses Konzept möchte ich an dieser Stelle gerne jedem Unternehmen ans Herz legen.
ARBEITSUMGEBUNG & FOKUSZEIT
Wichtig ist für deine Konzentration auch, dass du dir eine störungsfreie Arbeitsumgebung schaffst. Entferne möglichst alles was dich ablenken könnte, sodass du dich fokussieren kannst. Ideal ist eine ordentliche, aufgeräumte und inspirierende Umgebung.
Setze zur Not auch klare Kommunikationsregeln, wann du für Fragen erreichbar bist und wann du ungestört arbeiten möchtest. Eliminiere alle Signaltöne und Störeinflüsse. Du kannst gerne mit dem Team vereinbaren, dass wenn man sich einen Punkt oder Ähnliches auf den Schreibtisch legt, du gerade konzentriert arbeitest und nicht unterbrochen werden möchtest. Wir in unserem Team haben sogenannte Fokus-Punkte. Jeder der diesen Punkt mit „Fokussierzeit“ auf dem Schreibtisch liegen hat möchte ungestört arbeiten und bekommt so die Möglichkeit in Ruhe gelassen zu werden. Alle die Fragen haben, müssen sich diese dann für später merken oder eine E-Mail schreiben, die zu einem späteren Zeitpunkt beantwortet wird.
Auch die Bearbeitung deines E-Mail-Postfachs sollte strukturiert erfolgen. Du musst nicht jede eintreffende Mail sofort lesen und bearbeiten. Das sorgt dafür, dass du regelmäßig aus deiner aktuellen Tätigkeit rausgerissen wirst und deine Konzentration schwindet. Setze dir stattdessen besser feste Zeiten für die Bearbeitung deiner E-Mails und verwende Ordner und Tags, um E-Mails besser zu organisieren und zu strukturieren. Mein persönlicher Tipp an dieser Stelle ist das Wegsortieren von Mails, sobald diese von dir gelesen / bearbeitet wurden. Mails, die noch ein To-Do mit sich bringen bleiben bei mir im Posteingang, solange bis sie erledigt sind.
SELBSTREFLEKTION
Es lohnt sich außerdem sich einmalig ein paar Stunden Zeit zu nehmen, um Zeitfresser zu identifizieren und zu eliminieren. Reflektiere dich gelegentlich selbst, um herauszufinden, ob deine Routinen und Vorgehensweisen sinnvoll sind oder angepasst werden sollten. Wenn du dich dabei ertappst, dass du beispielweise immer wieder Dateien oder Protokolle verschickst, die du sinnvoller auf einem für das Team zugänglichen Sharepoint teilen könntest, dann verändere das, um deine Kapazitäten zu schonen. Damit sparst du nicht nur Zeit, sondern schaffst Transparenz innerhalb des Teams und förderst Kommunikation. Langfristig macht sich dieser einmalige Zeitinvest bemerkbar, denn es sind meist nicht die großen, einmalig anfallenden Aufgaben, die viel Zeit fressen, sondern vielmehr die kleineren Vorgänge, die wir täglich teilweise auch unbewusst durchführen, die uns auf Dauer viel Zeit kosten. Daher solltest du gerade bei wiederkehrenden Aufgaben auf Tools und Technologien zurückgreifen, um sie zu automatisieren. Hiermit wirst du langfristig viel Zeit einsparen können.
SAG NEIN!
Einen letzten Tipp habe ich noch und ich weiß aus Erfahrung, dass viele Personen sich mit der Umsetzung schwertun: Lerne "Nein" zu sagen. Sei bereit, Aufgaben abzulehnen und / oder zu delegieren, die nicht zu deinen Prioritäten oder Fähigkeiten passen und konzentriere dich auf das, was wirklich wichtig ist, was dir liegt und was von keinem anderen übernommen werden kann.