Podcast Folge 2: In 5 Schritten zur Projektstruktur

In den folgenden Passagen wirst du sehr viele Handlungen wieder finden, die jeder von uns im Alltag bereits intuitiv anwendet.
Der methodische Ansatz, soll als Guideline für euer Daily Business dienen.

Der Schlüssel zum Erfolg ist die Strukturierung deines Projektes gemäß dieser fünf Phasen:

Phase 1: Initiierung
Phase 2: Definition
Phase 3: Planung
Phase 4: Steuerung/Ausführung
Phase 5: Abschluss

So kannst du dein Projekt immer aufbauen. Ich habe nachfolgend ein Beispiel, um dir die 5 Phasen näher zu erläutern und dir zu veranschaulichen was die Überlegungen je Phase sind.

Phase 1: Initiierung

Kommen wir nun zu unserem Beispiel: Stell dir vor, du bist unzufrieden damit, wie dein eigener Garten aussieht und du möchtest daran etwas ändern.

Bevor du in den Garten gehst und beginnst mit der Schaufel zu graben, musst du dir natürlich erst einmal überlegen, was konkret du verändern möchtest. Du befindest dich also in deiner ersten Projektphase – in der Initialisierung.

Zunächst solltest du deine Idee zur Veränderung deines Gartens festhalten; Nehmen wir an, deine Idee ist es einen Pool zu bauen.
Du kannst beispielsweise eine Skizze erstellen oder du fügst Ideen aus Gartenzeitschriften zusammen, um konkreter in der Idee zu werden.

Anschließend solltest du deine Idee auf Machbarkeit prüfen. Dabei können dir Fragen wie

• Habe ich genug Geld für einen Pool?
• Ist der Boden / der Untergrund in meinem Garten geeignet?
• Benötige ich eine Genehmigung für den Pool? Bekomme ich diese?

helfen herauszufinden, ob deine Idee überhaupt umsetzbar ist.

Fällt deine Machbarkeitsprüfung positiv aus, ist es an der Zeit einen Projektleiter zu benennen. Vielleicht möchtest du die Leitung deines Gartenprojektes selbst übernehmen oder aber du beauftragst jemanden damit. Vielleicht möchte das ja auch der Schwiegervater oder der Schwager übernehmen.

In jedem Fall benötigst du oder dein beauftragter Projektleiter ein Team, das bei der Umsetzung mitanpackt. Auch hier kannst du auf interne oder externe Unterstützung zurückgreifen. Vielleicht bittest du deine Familienmitglieder, Freunde oder Kollegen um Hilfe. Oder du beauftragst einen Landschaftsgärtner inkl. Team mit der Umsetzung.

Gehen wir davon aus, dass du einen Landschaftsgärtner oder Poolbauer beauftragst. Bevor er loslegen kann, ist es notwendig einen Workshop durchzuführen, um das Projekt zu starten.

Dabei sollten Fragen geklärt werden wie:

Phase 2: Definition

Dann ist es an der Zeit die Ziele für dein Projekt zu definieren aber auch, konkret festzulegen, was Nicht-Ziele sind. Du befindest dich jetzt also in der 2. Phase – der Definitionsphase.

Nehmen wir an, deine Ziele sind:

• Bis zum Sommer einen Pool im Garten zu haben
• Maximal 10.000 Euro dafür auszugeben
• Einen eingebauten Pool in der Größe von 3 x 8 m
• Eine Pool-Überdachung mit elektrischer Rolle

Wenn du zum Beispiel aber ganz bewusst kein Sprungbrett zu deinem Pool haben möchtest, wäre das eins deiner Nicht-Ziele.

Basierend auf der konkreten Zielsetzung nimmst du dir im nächsten Schritt die Umfeldanalyse vor. Dabei betrachtest du dein Projektumfeld. In unserem Beispiel könnte das z.B. die Betrachtung des Wetters sein. In welchen Monaten ist der Einbau des Pools im Hinblick auf die Witterungsbedingungen am sinnvollsten? So verhindert du schon vorab Projektverzögerungen.

Anschließend führst du eine Stakeholder-Analyse durch. Das heißt du identifizierst die Menschen, die dein Projekt beeinflussen können. Das sind in der Regel die Menschen, für die es aufgrund ihrer Interessenslage von Belang ist, dass du einen Pool bauen möchtest. Das sind z.B.:

• Deine Frau, die finanziell mitinvolviert ist und eigene Vorstellungen an den Pool hat
• Deine Kinder, die sich ausreichend Platz zum Toben wünschen
• Deine Nachbarn, die sich vom Baustellenlärm eventuell gestört fühlen könnten

Damit die Rollen innerhalb des Projektes klar definiert und Zuständigkeiten damit transparent sind, müssen sie eindeutig festgelegt und dokumentiert werden.

Rollen in unserem Beispiel sind:

• Auftraggeber
• Projektleiter
• Berater
• Ingenieur
• Bauarbeiter
• Gärtner
• Wasserinstallateur

Alles, was du in der Definitionsphase festlegst, solltest du zum Abschluss dieser Phase im Projektsteckbrief festhalten.

Eine praktische Vorlage für deinen Projektsteckbrief kannst du ganz einfach hier herunterladen.

Phase 3: Planung

Willkommen in Phase 3 - Der Planung

Noch kannst du nicht loslegen – du benötigst noch deinen Projektstrukturplan – das heißt du strukturierst alle Aufgaben deines Projektes hierarchisch in einer Darstellung, terminierst, budgetierst und versiehst sie mit den nötigen Ressourcen.

Erst dann weißt du, welche Aufgaben alle zu erledigen sind. Doch das ist nicht alles. Auch die Abhängigkeiten innerhalb der einzelnen Arbeitspakete werden dadurch transparent. Auch dazu erhälst du hier eine von uns kreierte Projektplan-Vorlage zum Download.

Bei all der Planung dürfen wir nicht vergessen, dass Projekte auch immer Risiken aber auch Chancen ausgesetzt sind. Um Risiken und Chancen zu identifizieren, bewerten und steuern zu können, muss eine Risikoanalyse durchgeführt werden. Auf was dabei konkret zu achten ist, werde ich in einer separaten Podcast-Folge eingehen. Das würde an dieser Stelle den Rahmen sprengen.

Ein weiterer Schritt in der Planungsphase ist es, den Kommunikationsplan zu erarbeiten.

Das bedeutet, dass klar definiert wird, welche Stakeholder und Teammitglieder über welche Kanäle welche Informationen und Updates erhalten sollen.

Damit dies gelingt muss auch geregelt werden, wer jeweils welche Kanäle betreut. Es geht also um zielgerichtete und gut abgestimmte Kommunikation innerhalb des Projektes.

Wichtige Fragen sind hier zum Beispiel:

• Welche Kanäle verwenden wir und wer ist für die jeweiligen Kanäle verantwortlich?
• Welche Informationen wollen wir persönlich besprechen und was kann z.B. auch per E-Mail geteilt werden?
• Wie sehen unsere Statusupdates aus und wie häufig möchten wir diese kommunizieren?

Zum Ende der Planungsphase sollte auch die Ressourcen- und Kostenplanung abgeschlossen werden.

Dabei wird transparent welche Ressourcen innerhalb des Projekts eingesetzt werden und was die Projektumsetzung kostet. Dabei müssen zum Beispiel auch Betriebsurlaube, Brückentage etc. berücksichtig werden.

Phase 4: Steuerung/Ausführung

Endlich kann es losgehen – in der 4. Phase, der Projektsteuerung, werden die definierten Arbeitspakete umgesetzt. Bedeutet: Jetzt kommt wirklich ein Bagger ins Spiel, mit dem eine Grube geschaufelt wird. In dieser Phase darf eine kontinuierliche Fortschrittsüberwachung nicht vergessen werden, damit Zeit, Budget und Ressourcenplanung nicht aus dem Ruder laufen. Nur weil heute jemand auf dem Bagger sitzt, heißt das nicht automatisch, dass dieser morgen auch noch da ist. Wenn wir diesen nur für 2 Tage eingeplant haben, ist dieser am dritten Tag weg und wir wundern uns warum es nicht weitergeht. Wir müssen daher regelmäßig prüfen, ob die ursprüngliche Planung noch aktuell und sinnvoll ist oder angepasst werden muss. Dazu gehört auch eine regelmäßige Berichterstattung im Rahmen des definierten Kommunikationsplans.

Auch das Thema Änderungsmanagement ist ein Teil der Steuerungsphase. Dazu werde ich auch nochmal eine gesonderte Podcastfolge machen, um zu erläutern wie Änderungsmanagement im Idealfall abläuft.

Phase 5: Abschluss

Stellen wir uns nun aber erstmal vor, dass dein Pool endlich fertig geworden und in deinem Garten installiert ist. Willkommen in Phase 5 – der Projektabschluss.

Doch bevor du dir die Badehose anziehst, solltest du noch folgende Punkte erledigen:

• Lessons Learned: falls du weitere Gartenprojekte angehen willst, solltest du dir notieren, was du aus diesem Projekt an Erfahrung und Wissen mitgenommen hast
• Stell sicher, dass auch alle vereinbarten Anforderungen an deine Zielsetzungen erfüllt wurden. Falls das nicht der Fall ist, müssen die Mängel beseitigt werden – es geht also ins Claim Management
• Erstelle einen Abschlussbericht zu deinem Projekt, der deine Ziele, deine Planung und das Ergebnis dokumentiert
• Last but not least: Feiere deinen Projekterfolg!

Wenn du dein Projekt gemäß diesen fünf Haupthasen strukturierst und alle Einzelschritte bearbeitest, kannst du deine Projekte zum Erfolg führen.

Ich hoffe, ich konnte dir mithilfe dieses simplen Projektbeispiels leicht verständlich näherbringen,

• in welche Phasen Projekte unterteilt werden,
• Wie ein Projekt sinnvoll strukturiert werden kann
• und worauf es in den einzelnen Abschnitten ankommt